Ansvarsfullhet

Innehållet och betoningen i sociala och miljömässiga kriterier beror bl.a. på upphandlingsobjektets natur. Målet för år 2019 var att kriterierna för socialt och/eller miljömässigt ansvar använts i 50 procent av gemensamma upphandlingar som offentliggjorts av HUS Logistik. Resultatet överträffade målet och i de anbudsbegäran för gemensam upphandling som offentliggjordes år 2019 användes ansvarskriterier i mer än 62 procent.

Vi har ökat dialogen med våra leverantörer och ansvarsfullheten har gjorts till ett av de viktiga teman i marknadsdialogerna. I början av 2019 tecknade HUS Logistik ett samarbetsavtal med Finnwatch ry för att främja socialt ansvarsfull upphandling. Det är fråga om ett pilotprojekt där Finnwatch deltog i förberedelserna inför två upphandlingar samt gjorde upp rekommendationer för en integration av socialt ansvar i alla HUS Logistiks offentliga upphandlingar. Resultatet av samarbetet kommer att rapporteras under våren 2020.

Vi kommer i fortsättningen att följa upp förverkligandet av ansvarskriterierna som en del av upphandlingens gemensamma indikatorer på de operativa upphandlingsmötena. Vi rapporterar också till den strategiska styrgruppen för upphandling. På hösten 2020 kommer vi att utbilda samtliga upphandlingsexperter på HUS Logistik i användningen av den nya guiden och verktygen. Dessutom kommer utvecklingen av ansvarskriterierna att fortsätta som en del av HUS Logistiks kategoriarbete. Våra rapporteringserfarenheter kommer att utnyttjas av HUS ansvarsgrupp som grundades 2020 och där utvecklingschefen som ansvarar för HUS Logistiks ansvarsarbete är medlem.

Mänskliga rättigheter i upphandlingsländer

Leveranskedjan för de produkter som HUS Logistik skaffar är global och innehåller också flera s.k. riskländer (BSCI-klassificering). Vi bedömer de risker för mänskliga rättigheter som är förknippade med varje upphandling under marknadskartläggningsfasen när vi fastställer tillverkningsländerna för de produkter som ska skaffas och deras placering i BSCI:s lista över riskländer samt när vi diskuterar marknadssituationen och identifierade risker med potentiella leverantörer. Från BSCI-riskländer kommer vanligtvis operations- och undersökningshandskar samt produkter som används för skydd och täckning, såsom operationsrockar, masker och mössor.

Risker förekommer typiskt inom olika engångsförnödenheter som köps i stora mängder och vars tillverkning kräver mycket hantverk. Som risker för mänskliga rättigheter identifierar vi t.ex. olika problem som gäller lönen, arbetstider, organisationsfrihet och rekryteringsavgifter. I rapporteringen om företagsansvar har man också lyft fram t.ex. utförande av tvångsarbete och användningen av barnarbetskraft. Vi strävar efter att minimera dessa risker genom att kräva våra leverantörer på transparens och t.ex. auditeringsrapportering. HUS Logistik auditerar inte själv leverantörer eller produktionsanläggningar, utan använder en auditeringsrapportering som certifierats av en pålitlig tredje part som avtalsvillkor vid upphandlingar från riskländer.

Bedömning av nya leverantörer

Bedömningen av leverantörer sker via lämplighetskrav som ställts i upphandlingsprocessen för anbudsgivarna i en anbudsbegäran. Anbudsgivarna kan ställas lämplighetskrav med hjälp av vilka det säkerställs att företaget är lämpligt att genomföra föremålet för upphandlingen och samtidigt försäkrar man att företaget inte underlåtit att fullgöra sina samhälleliga skyldigheter (skatter, sociala avgifter, pensionsavgifter osv.) och att företaget eller en person i ledande ställning i företaget inte har begått ett straffbart brott enligt strafflagen.

Enligt 87 § i upphandlingslagen (1397/2016) ska den upphandlande enheten i EU-upphandlingar kräva ett gemensamt europeiskt upphandlingsdokument (ESPD) som ett preliminärt bevis på att anbudsgivarens lämplighetskrav uppfylls.

Innan upphandlingsavtalet ingås ska den upphandlande enheten enligt upphandlingslagen (1397/2016) 88 § kräva att den valda anbudsgivaren lämnar in aktuella intyg och utredningar för att utreda om anbudsgivaren berörs av någon sådan obligatorisk grund för uteslutning som avses i lagen och om den uppfyller de lämplighetskrav som den upphandlande enheten ställer.

Bedömning av nya leverantörer med miljö- och sociala kriterier

Under 2019 användes kriterier för socialt och/eller miljömässigt ansvar i 62 procent av de gemensamma upphandlingarnas anbudsbegäran. Miljöansvarskriterierna grundade sig på upphandlingsanvisningens miljöbilaga. I flera anbudsbegäran kartlades om produkterna innehåller PVC-plast och i en del av anbudsbegäran var det tvingande kravet att produkten inte innehåller PVC eller andra halogenplaster. Även plastmärkningar och anvisningar för produktens återvinning förutsattes allmänt. I vissa anbudsbegäran användes miljömärkningar som tvingande krav, t.ex. FSC/PEFC eller typ 1 miljömärke (Svanmärkning och EU-miljömärkning). Dessutom förutsattes bland annat utsläppsrapportering i nya transporttjänstavtal.

I anbudsbegäran som offentliggjordes år 2019 krävdes uppgifter om produkternas tillverkningsland samt att produkterna ska kunna spåras. I flera anbudsbegäran krävdes också förpliktelse till att iaktta HUS Logistiks Code of Conduct-avtalsvillkor, dvs. minimikraven för ansvarsfullhet. I vissa anbudsbegäran krävdes också en detaljerad tillverkningsplats och en auditeringsrapport certifierad av tredje part om produktionsanläggningen i fråga. Utöver detta krävdes i flera anbudsbegäran för förnödenheter en utredning över leverantörernas ansvarspolicy och över hur de i sin verksamhet beaktat det sociala ansvaret, underleverantörernas auditeringar och utvecklingen av verksamheten. Förutom ovan nämnda krav gjorde vi en egen riskbedömning och ställde flera krav för bedömningen av socialt ansvar i de produktgrupper där produkternas ursprung enligt BSCI-klassificeringen var i riskländer.

I flera konkurrensutsättningar av medicinteknisk utrustning beaktades kostnaderna för utrustningens totala livscykel tillsammans med experter inom medicinsk teknik. På så sätt bestod det totala jämförelsepriset av utrustningens anskaffningspris av livscykelkostnaderna för den tidsperiod som separat fastställts i anbudsbegäran. I nästan alla konkurrensutsättningar av medicinteknisk utrustning krävdes leverantörerna på en utredning över de kvalitetssystem som de använder.